展会来袭，展前如何邀约客户观展？
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2017-03-29 00:00作者：福步论坛 来源：福步论坛
一大波展会来袭，外贸人该怎么破？其实参展不仅能面对面、近距离接触客户，而且展会现场更有机会直接成单。因此邀约客户观展至关重要！今天分享这篇文章，手把手教你如何邀约客户观展！
5个简单步骤，邀约客户观展
1. 展会前半个月，邮件邀请客户（告知具体展位）；
2. 展会前半个月，电话联系重点客户邀约观展；
3. 邮件或电话邀约后，确定客户观展日期，安排行程；
4. 展会前一个星期，电话、邮件、短信联系客户，告知展位和自己的联系方式，并尽量要客户提供当地手机号码，方便联系，再次与客户确认观展日期；
5. 展会上，如果约定好的日期客户没有出现，再次电话联系客户，尽力将其邀请到展馆。
具体邀约操作细节
1. 展前：
首先，提前半个月左右询问客户是否有意愿观展。邮件邀请时记得突显新款产品或者客户感兴趣的产品，这样才会吸引客户眼球，加大客户来观展的机率。
当然，有时候电话邀请客户更直接。展会月期间客户肯定也会收到很多同行的观展邀请，怎样才能脱颖而出，让客户记住你呢？拿起你的电话跟客户聊聊天吧，多关心关心客户，可以询问客户是否需要帮忙订酒店、安排行程等，让客户觉得你很贴心，这样一来客户观展的机率又加大了。
如果客户表示会来观展，那么你需要与客户确定好具体的时间，并做好充分的准备。展前准备好相关材料，包括客户所提到过产品的价格、性能、特点等；收集客户对产品的反馈和对产品的新需求；准备如何应对客户的投诉和回答客户的问题及建议。
2. 展中：
安排专人接待。倾听客户的反馈；征求客户对产品、服务的意见；挖掘新的合作机会；并介绍新产品和服务。
客户提出问题的时候，要尽可能的马上回答，如果无法当场回答则最好承诺在一定的时间内给予客户答复。
与客户密切保持联系。最好为老客户准备一份特别的礼品，另外，手机里要有个导航软件，这样万一客户问路时，方便作答。
写邀请函的注意事项
发送对象：成交过订单的客户；还有之前曾经与你联系过、询问过相关产品的意向客户。
1. 不要千篇一律
有些业务员会上网找一些范文，然后只改动一下名字和展会的地址，但其实这样会显得没有诚意。客户不仅仅是只跟一家公司做生意，邀请函也不止收到一封，类似的范文他可能已经见过几百遍了，这样的邀请函缺乏吸引力。在文中对客户致以问候，最好是能在文中提一下跟该客户上次的谈话细节，更能加深对方的印象，显得诚意十足。
2. 附上交通路线
在邀请函中附上交通路线，会显得细心和体贴。例如环球资源香港展在香港亚洲国际博览馆举行，毗邻香港机场。在机场可搭乘机场快线，只需要 2 分钟车程即可抵达会场。如果可以帮客户预订机场附近酒店，这样对客户观展也比较便利。如果客户的酒店位于市区，可能会在路上耽搁不少的时间，那么则可以在邀请函中建议客户选择地铁前往展会现场，同时附上地铁线路图，防止塞车。
3. 附上展馆平面图
邀请函里附上展馆平面图，并在平面图上重点标注出自己展位的所在位置，这样客户可以更容易地找到展位。一般来说主办方会提供展馆平面图，主办方的官网也能下载电子版，简单编辑标注一下，保存成图片再附在邀请函里。
4. 告知展会当地天气情况
前来观展客户来自全世界各地，很多时候当地的天气情况与客户国家的差别很大。写邀请函时尽量将未来几天的天气情况详细地告诉客户，并附上衣食住行上该注意的细节。例如环球资源展 4 月在香港举行，而这个时间段香港正是春季多雨的时节，天气十分潮湿。邀请函中就可以提醒客户多带衣物，预防感冒，防止衣服未干等情况的出现。
5. 约见时间有讲究
在邀请客户来观展时，一定要考虑到与客户的见面时间。大部分公司都不会只邀请一个客户来观展，客户多了，要避免跟不同客户的约见时间重叠，一定要提前和客户确认清楚，应该尽量将他们的观展时段错开。尤其是邀请在同一地区的客户更应该注意这一点，因为很有可能这两个客户就是直接的竞争对手，为了避免引起尴尬，约见时间必须谨慎安排。
分享 2 个邀请函模板：
模板1
---------------------------------
Dear XXX,
How are you?
This is XXX from XXX Company. We specialize in manufacturing and selling of XXX products, such as : Product A , Product B,Product C, Product D, and Product E.
I am writing to invite you to visit our booth in Global Sources Exhibitions held in Hong Kong, China. Our booth no. is XXX.
We will showcase a great variety of our products here, suitable for well-known global brands. We believe there will be some items that you will find interesting. At the same time, I think it will be a good opportunity to communicate with you face-to-face.
If you cannot attend this trade show, feel free to visit our website: www.xxxxxx.com to learn more about our offerings.
We sincerely hope to see you at Global Sources Exhibitions and look forward to hearing from you soon.
Yours sincerely，
XXX
模板 2
---------------------------------
Dear XXX,
As the Global Sources Exhibitions will open soon, we would like to invite you to visit our booth at the XXX Pavilion from XXX (date) to XXX (date).
Our company specializes in designing and manufacturing XXX products. We constantly update our offerings to provide every customer superior quality products at competitive prices.
It would be a great pleasure to meet you at the exhibition. We look forward to establishing a long-term business relationship with your company.
Exhibition Hall: XXXXX
Booth Number: XXXXX
Date: XXXXX
Yours sincerely,
XXX
5个简单步骤，邀约客户观展
1. 展会前半个月，邮件邀请客户（告知具体展位）；
2. 展会前半个月，电话联系重点客户邀约观展；
3. 邮件或电话邀约后，确定客户观展日期，安排行程；
4. 展会前一个星期，电话、邮件、短信联系客户，告知展位和自己的联系方式，并尽量要客户提供当地手机号码，方便联系，再次与客户确认观展日期；
5. 展会上，如果约定好的日期客户没有出现，再次电话联系客户，尽力将其邀请到展馆。
具体邀约操作细节
1. 展前：
首先，提前半个月左右询问客户是否有意愿观展。邮件邀请时记得突显新款产品或者客户感兴趣的产品，这样才会吸引客户眼球，加大客户来观展的机率。
当然，有时候电话邀请客户更直接。展会月期间客户肯定也会收到很多同行的观展邀请，怎样才能脱颖而出，让客户记住你呢？拿起你的电话跟客户聊聊天吧，多关心关心客户，可以询问客户是否需要帮忙订酒店、安排行程等，让客户觉得你很贴心，这样一来客户观展的机率又加大了。
如果客户表示会来观展，那么你需要与客户确定好具体的时间，并做好充分的准备。展前准备好相关材料，包括客户所提到过产品的价格、性能、特点等；收集客户对产品的反馈和对产品的新需求；准备如何应对客户的投诉和回答客户的问题及建议。
2. 展中：
安排专人接待。倾听客户的反馈；征求客户对产品、服务的意见；挖掘新的合作机会；并介绍新产品和服务。
客户提出问题的时候，要尽可能的马上回答，如果无法当场回答则最好承诺在一定的时间内给予客户答复。
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写邀请函的注意事项
发送对象：成交过订单的客户；还有之前曾经与你联系过、询问过相关产品的意向客户。
1. 不要千篇一律
有些业务员会上网找一些范文，然后只改动一下名字和展会的地址，但其实这样会显得没有诚意。客户不仅仅是只跟一家公司做生意，邀请函也不止收到一封，类似的范文他可能已经见过几百遍了，这样的邀请函缺乏吸引力。在文中对客户致以问候，最好是能在文中提一下跟该客户上次的谈话细节，更能加深对方的印象，显得诚意十足。
2. 附上交通路线
在邀请函中附上交通路线，会显得细心和体贴。例如环球资源香港展在香港亚洲国际博览馆举行，毗邻香港机场。在机场可搭乘机场快线，只需要 2 分钟车程即可抵达会场。如果可以帮客户预订机场附近酒店，这样对客户观展也比较便利。如果客户的酒店位于市区，可能会在路上耽搁不少的时间，那么则可以在邀请函中建议客户选择地铁前往展会现场，同时附上地铁线路图，防止塞车。
3. 附上展馆平面图
邀请函里附上展馆平面图，并在平面图上重点标注出自己展位的所在位置，这样客户可以更容易地找到展位。一般来说主办方会提供展馆平面图，主办方的官网也能下载电子版，简单编辑标注一下，保存成图片再附在邀请函里。
4. 告知展会当地天气情况
前来观展客户来自全世界各地，很多时候当地的天气情况与客户国家的差别很大。写邀请函时尽量将未来几天的天气情况详细地告诉客户，并附上衣食住行上该注意的细节。例如环球资源展 4 月在香港举行，而这个时间段香港正是春季多雨的时节，天气十分潮湿。邀请函中就可以提醒客户多带衣物，预防感冒，防止衣服未干等情况的出现。
5. 约见时间有讲究
在邀请客户来观展时，一定要考虑到与客户的见面时间。大部分公司都不会只邀请一个客户来观展，客户多了，要避免跟不同客户的约见时间重叠，一定要提前和客户确认清楚，应该尽量将他们的观展时段错开。尤其是邀请在同一地区的客户更应该注意这一点，因为很有可能这两个客户就是直接的竞争对手，为了避免引起尴尬，约见时间必须谨慎安排。
分享 2 个邀请函模板：
模板1
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Dear XXX,
How are you?
This is XXX from XXX Company. We specialize in manufacturing and selling of XXX products, such as : Product A , Product B,Product C, Product D, and Product E.
I am writing to invite you to visit our booth in Global Sources Exhibitions held in Hong Kong, China. Our booth no. is XXX.
We will showcase a great variety of our products here, suitable for well-known global brands. We believe there will be some items that you will find interesting. At the same time, I think it will be a good opportunity to communicate with you face-to-face.
If you cannot attend this trade show, feel free to visit our website: www.xxxxxx.com to learn more about our offerings.
We sincerely hope to see you at Global Sources Exhibitions and look forward to hearing from you soon.
Yours sincerely，
XXX
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As the Global Sources Exhibitions will open soon, we would like to invite you to visit our booth at the XXX Pavilion from XXX (date) to XXX (date).
Our company specializes in designing and manufacturing XXX products. We constantly update our offerings to provide every customer superior quality products at competitive prices.
It would be a great pleasure to meet you at the exhibition. We look forward to establishing a long-term business relationship with your company.
Exhibition Hall: XXXXX
Booth Number: XXXXX
Date: XXXXX
Yours sincerely,
XXX
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